Materiale med
sammenhæng.
Tegninger, datablade og beskrivelser er kun nyttige, når deres sammenhæng er tydelig. Skab overblik over, hvad materialet viser — og hvad det ikke viser.
Fortæl om dit materiale
Det væsentlige
Versionen betyder
noget for forståelsen.
Oprindelse
Notér, hvor et dokument kommer fra, og hvad det blev udarbejdet til. En produktbeskrivelse og en beskrivelse af faktiske forhold er ikke det samme.
Dato og revision
Kontrollér, hvilken udgave du sidder med. Ændringer mellem versioner kan være afgørende for at forstå materialets anvendelighed.
Sammenhæng
Notér, hvilke dokumenter der hører sammen, og hvor der ser ud til at mangle oplysninger. Usikkerhed bør fremgå af oversigten.
Fra spørgsmål til dialog
Begynd med
en oversigt.
En enkel dokumentliste kan give et bedre udgangspunkt end en stor usorteret samling. Angiv titel, dato, version og en kort forklaring på, hvorfor hvert dokument er relevant.
Hold originale filer adskilt fra dine egne noter. Hvis to dokumenter ser ud til at være uenige, så markér uoverensstemmelsen uden at rette i kildematerialet.
Perspektiv
Dokumenteret er
ikke altid afklaret.
At et forhold er beskrevet i et dokument, siger ikke i sig selv, om beskrivelsen er aktuel, fuldstændig eller dækkende for dit spørgsmål. Materialets formål og forudsætninger skal ses i sammenhæng.
En dokumentoversigt kan derfor både vise, hvad der er til rådighed, og hvilke afklaringer der stadig er nødvendige. Det er to forskellige ting, som bør være synlige i dialogen.
Før du tager kontakt
Del kun det,
der er relevant.
Nævn i første henvendelse, hvilken type materiale du har, dets omtrentlige omfang og de spørgsmål, det rejser. Kontaktformularen modtager tekst og har ikke filupload.
Del ikke fortrolige tegninger, adgangsoplysninger eller materiale med persondata uden en aftale om håndtering. En konkret gennemgang, validering eller udarbejdelse af dokumentation er ikke aftalt ved blot at sende en besked.
Spørgsmål & svar
Godt at vide.
Kan jeg vedhæfte tegninger i formularen?
Nej. Formularen har ikke filupload. Beskriv materialets type i tekst, og aftal en passende måde at dele relevante bilag på.
Hvad gør jeg med flere udgaver af samme tegning?
Bevar versionsoplysningerne, og notér hvilken udgave du mener er aktuel og hvorfor. Undlad at slette usikkerheden ved blot at omdøbe en fil.
Er en dokumentgennemgang det samme som en godkendelse?
Nej. Omfang, formål og ansvar ved en eventuel gennemgang skal aftales konkret. Siden giver ingen certificering, myndighedsgodkendelse eller erklæring om teknisk overensstemmelse.